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InicioEmprendimientos7 Herramientas Esenciales Para el Home Office

7 Herramientas Esenciales Para el Home Office

Lo que hoy conocemos como trabajo remoto no es un concepto nuevo. Ya desde los años 80 los académicos experimentaban con conferencias virtuales y alrededor de 2.000 trabajadores de la tecnológica IBM trabajaban desde casa.

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Pero desde hace dos años el empleo virtual irrumpió en los mercados laborales globales y cada vez más sectores de la industria, los servicios y el sector gubernamental están adoptándolo de forma masiva.

Y es que los beneficios son muchos, comenzando por el ahorro de tiempo en los viajes a la oficina por parte de los empleados y en infraestructura y costos de energía para las empresas.

De acuerdo a los resultados de una reciente investigación conjunta entre la Universidad de Stanford, la Universidad de Chicago y el Instituto Tecnológico Autónomo de México, trabajar desde casa puede aumentar el rendimiento del trabajador hasta en un 13%.

Un estudio que apunta en la misma dirección fue elaborado por la consultora estadounidense Omdia. Se encuestó a 400 empresas globales de las cuales un 68% aseguró que el teletrabajo ha significado un aumento en la productividad.

Pero para mantener esta tendencia es importante configurar una oficina en casa que brinde un entorno amigable al trabajador y potencie la eficiencia sin comprometer la seguridad de la empresa. Se requieren para esto una serie de herramientas tecnológicas, muchas de las cuales ya se utilizaban comúnmente como el correo electrónico o la mensajería instantánea y otras que se han popularizado más recientemente como Zoom, Google Hangouts o FaceTime.

7 Herramientas que hacen más fácil el home office

En la medida en que el home office y el trabajo híbrido se consolidan convirtiéndose en la norma, se requiere el desarrollo de herramientas tecnológicas y dispositivos electrónicos que lo faciliten.

A continuación, siete herramientas que hacen que el trabajo remoto sea más fácil y seguro.

1.Red Privada Virtual (VPN)

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Cuando se trabaja de forma remota es más fácil para los piratas informáticos acceder a datos confidenciales y cada vez los costos para las empresas de una eventual filtración son mayores. Según el último estudio global de IBM Security con datos de 2021, el costo de las filtraciones de datos repuntó a un promedio de $4,2 millones en 2021, el más alto desde que se elabora este informe.

Para protegerse de posibles ataques informáticos, las empresas utilizan herramientas como las VPN y entrenan a sus trabajadores para que conozcan qué es vpn y cómo utilizar esta herramienta. Una VPN encripta el tráfico web evitando que los datos privados queden expuestos a la red pública.

2. Videoconferencias y mensajería instantánea

Las aplicaciones de videoconferencias permiten asistir a una reunión virtual desde cualquier lugar. Los equipos de trabajo se reúnen para coordinar la agenda o repartir tareas y se realizan presentaciones compartiendo pantalla con clientes o proveedores.

Cuando se debe elegir un software para videoconferencias es importante considerar el tamaño de las reuniones, la claridad del audio y video además de revisar en detalle las funciones disponibles. Por ejemplo, si la aplicación permite organizar seminarios web. Dos herramientas muy populares de videoconferencias son Zoom y Google Meet.

3. Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son la tabla de salvación para equipos que manejan diversos proyectos al mismo tiempo. Permiten almacenar y organizar datos organizadamente y estos datos se mantienen accesibles para ser revisados simultáneamente por todos los miembros del equipo. 

Algunas herramientas de gestión de proyectos son ClickUp y Monday.

4. Almacenamiento en la nube

A través de un servicio de almacenamiento en la nube los datos se transmiten y almacenan en sistemas remotos en donde se guardan, administran y respaldan para ser utilizados por los usuarios a través de internet. Es esencial para que las corporaciones mantengan sus datos organizados en un solo lugar. 

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Algunos servicios populares de almacenamiento en la nube son Nextcloud y OneDrive.

5. Enfoque y gestión de tiempo

Se sabe que un buen número de los trabajadores remotos trabajan más horas o se olvidan de tomar su tiempo de descanso.

Una herramienta de gestión de tiempo ayuda a planificar y conseguir un flujo saludable de trabajo sin bajar la productividad. Google Calendar para gestionar el tiempo y Trello para tareas y prioridades, son algunas de las más utilizadas.

6. Atención al cliente

El servicio al cliente es un factor determinante cuando se trata de elegir un producto o servicio y tiene un importante impacto en la lealtad a una marca. Los clientes buscan servicios proactivos, comunicación personalizada y experiencia omnicanal.

Existen herramientas tecnológicas que ayudan a hacer parte del trabajo pesado de atención al cliente, dejando al trabajador tiempo disponible para concentrarse en aspectos más importantes. Algunas de estas herramientas son los softwares de Help Desk, chat en vivo o softwares de monitoreo y escucha social.

7. Herramientas de colaboración de contenido

Las herramientas de colaboración de contenido permiten el acceso simultáneo a los documentos que esté trabajando un equipo. También permite la edición y actualización en tiempo real por parte de los miembros del equipo.

La principal característica de estas herramientas es que ayudan a los equipos a trabajar juntos en un mismo espacio, con lo que se ahorra tiempo y se mejora la comunicación.

Algunas aplicaciones de colaboración de contenido son Google Docs, Dropbox Paper y Box.

Conclusión

Se puede adelantar que el trabajo remoto llegó para quedarse, bien sea en forma de trabajo híbrido o de forma virtual en su totalidad.

De manera que la tendencia de empresas empleando a trabajadores en cualquier parte del mundo probablemente se potenciará. La contratación de trabajadores remotos aumentó en 145% durante el primer semestre del año 2022, según un informe de la consultora laboral Deel y la mayor contratación se está llevando a cabo en países de América Latina.

Esto definitivamente representa una oportunidad para que las empresas de tecnología continúen innovando para hacer más amigable, seguro y eficiente el trabajo remoto.

En este escenario, el gran reto para las empresas, además de garantizar el mejor ambiente de trabajo en casa a través de herramientas tecnológicas, será lograr atraer y retener el talento que ahora ha descubierto que puede recibir una buena oferta laboral desde cualquier parte del mundo.

Silvia Chauvinhttp://mujeresdeempresa.es/
La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.

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